Næringslivsarkiver i Vestfold og Telemark

Store næringsvirksomheter er og har vært selve bærebjelken i mange lokalsamfunns økonomiske, kulturelle og sosiale liv. Arkivene deres har derfor stor samfunnsmessig verdi. Likevel er det ingen selvfølge at de blir bevart for ettertiden. Mens bevaring av arkiver fra det offentlige er lovregulert, blir arkiver etter privat virksomhet i mindre grad systematisk tatt vare på, og mange privatarkiver har gått tapt opp igjennom historien – og gjør det sikkert også i dag. Dette betyr at en viktig brikke – det vil si mange brikker – vil mangle i det store puslespillet vår samtid vil være for fremtidens forskere og historieinteresserte. Av den grunn er det viktig å jobbe for at den dokumentasjonen som slike virksomheter skaper, blir tatt vare på.

Hva får ettertiden se?

Hvis ikke arkiver fra privat sektor blir bevart, vil en bedrifts eller nærings perspektiv gå tapt. Tilgjengelige kilder vil da for eksempel være det som har stått i media, som i noen tilfeller kan gi et unyansert bilde. Nasjonalbiblioteket tar gjennom pliktavleveringen vare på alt av aviser og sørger også for innhøsting av nettsider. I tillegg vil det finnes kilder knyttet til offentlige myndigheter, som ofte dreier seg om tilsyn og kontroll. Skal ettertiden få et balansert kildetilfang som reflekterer samfunnsutviklingen i Vestfold og Telemark, må bedriftens egen dokumentasjon være bevart og mulig å få innsyn i. Dette er også en av hovedtankene bak etableringen av sektorarkiver som Norsk olje- og gassarkiv og Norsk bergindustriarkiv.

Prosjekt for bevaring av næringslivsarkiver

Vestfoldarkivet har fått utviklingsmidler fra Arkivverket til et treårig prosjekt som skal jobbe for bevaring av næringslivsarkiver i regionen. Prosjektet «Bærekraftig bevaring av næringslivsarkiver i Vestfold og Telemark» går over perioden 2021–2023. Arbeidet retter seg mot eksisterende bedrifter med papirbaserte og/eller digitalt skapte arkiver.
Bærekraftig bevaring innebærer å bruke de ressursene vi har i regionen, på en bedre måte samt å jobbe for gode, varige fellesløsninger som gir økt verdiskaping og samarbeid. Vi mener at dette er nøkkelen til suksess. Målet er å ha en varig løsning som tar hensyn til nåtidens og fremtidens ressurser og plassbehov, på plass fra 2024.

Innovativt samarbeid i ny region

Sammenslåingen av Vestfold og Telemark til ett fylke åpnet opp for den regionale satsingen på næringslivsarkiver. Satsningen tar utgangspunkt i et godt samarbeid på tvers av de gamle fylkesgrensene. Telemarksarkivet, med kompetanse på historie og samfunnsutvikling i det tidligere Telemark fylke, er derfor en selvskreven samarbeidspartner i prosjektet. I tillegg bidrar Vestfold og Telemark fylkeskommune med viktig kompetanse på kultur- og næringsfeltet. Arbeidet med næringslivsarkiver åpner også opp for videre samarbeid med forskningsmiljøer og andre aktører i arkivsektoren. Men det viktigste samarbeidet, som også er avgjørende for å lykkes, er med næringslivet selv, og her er NHO Vestfold og Telemark en viktig aktør og døråpner til medlemsbedriftene i regionen.

Nasjonal bevaringsplan for privatarkiv

Høsten 2020 ferdigstilte Arkivverket en ny bevaringsplan for privatarkiv. Målet har vært å identifisere aktører som på en eller annen måte har eller har hatt betydning for utviklingen av Norge. Planen er ambisiøs og beskriver ny metodikk bygget på et systematisk, målrettet og proaktivt privatarkivarbeid. Planen viser også hvilke privatarkiver Arkivverket vil ta ansvar for de nærmeste årene, og hvilke kriterier de har lagt til grunn for utvelgelse av aktørene. Det innebærer ingen forpliktelser for aktørene å stå på planen, men Arkivverket ønsker kontakt for å undersøke muligheten for bevaring av arkivet. Arkiver av regional eller lokal betydning ivaretas gjennom nettverket av regionale og lokale bevaringsinstitusjoner, slik som Vestfoldarkivet.

Kappløp med tiden

Det er også viktig å sikre dagens dokumentasjon for ettertiden, ikke bare gamle papirarkiver. Og dagens dokumentasjon er, som vi alle vet, digital. Den raske samfunnsutviklingen, med stadig raskere digitalisering, gjør det utfordrende å sikre dokumentasjon for ettertiden. Dagens dokumentasjon opprettes, lagres og formidles i ulike digitale systemer, på ulike plattformer og i enorme mengder. System- eller leverandørskifter, utdaterte programvarer og ustabile lagringsformater forekommer stadig oftere. I forbindelse med sin nye bevaringsplan for privatarkiver omtaler Arkivverket bevaring av digitalt skapte privatarkiver som et kappløp med tiden. I planen står det videre: «Skal vi lykkes med å fange den bevaringsverdige dokumentasjonen før den forsvinner, må vi handle nå!»

Ny regional bevaringsstrategi

Første skritt i arbeidet er en ny bevaringsstrategi for Vestfold og Telemark, utarbeidet av Vestfoldarkivet i samarbeid med Telemarksarkivet. Bevaringsstrategien definerer næringer og samfunnsområder av regional betydning og gjør oss i stand til å prioritere og utnytte ressursene best mulig. Arkiver som er omtalt både i den regionale strategien og i Arkivverkets nasjonale bevaringsstrategi, vil bli prioritert.

Samarbeid med næringslivet

Prosjektet bygger videre på erfaringene fra sektorarkivene Norsk olje- og gassarkiv og Norsk bergindustriarkiv og tar også utgangspunkt i finansieringsmodellen som sektorarkivene med gode resultater har tatt i bruk. Ordningen forutsetter et spleiselag mellom arkivinstitusjonen og bedriften. Mens bedriften bidrar økonomisk med engangsinvesteringer til ordning, uttrekk og tilgjengeliggjøring, står arkivinstitusjonen for magasinplass og forvaltning og drift av arkivet etter avlevering. I prosessen vil vi be om møter med ulike bedrifter. Deretter følger tilbud om kartlegging av arkivene, og om det er ønskelig, tjenester som ordning av bedriftens arkiver, avlevering med mer. Alt gjøres gjennom dialog og skriftlige avtaler. Vestfold og Telemark er det første fylket i Norge som prøver ut den nye modellen for bevaring av næringslivsarkiver regionalt.

Les mer på Vestfoldarkivets side om Næringslivsarkivet

Artikkelen ble først publisert i Arkivert